孝法（2007）45号
孝昌县人民法院
关于印发《孝昌县人民法院诉讼档案管理规定》的
通 知
各庭、室、科、队、纪检组、政治处、执行局：
现将《孝昌县人民法院诉讼档案管理规定》印发给你们，望认真组织学习，切实贯彻执行。
二○○七年十二月二十日
（此页无正文）
主题词：诉讼档案 管理 通知
送：全院各单位
本院领导
孝昌县人民法院办公室 2007年12月20日
（共印40份）度 思主义学风，坚持科学发展观，突出发展第一要务，狠抓公司
孝昌县人民法院诉讼档案管理规定
为了进一步规范诉讼档案管理，明确诉讼档案立卷标准，根据最高人民法院《人民法院诉讼文书立卷归档办法》及省高院《诉讼档案管理规定》有关规定，结合本院工作实际，制定本规定。
一、诉讼卷宗归档
1、案件结案后隔月由承办人及时将全卷材料连同法律文书一并移交书记员，由承办书记员负责收集、整理立卷，准确填写网上案件流程管理信息和诉讼档案管理卡片、编写归档清册。由本案件主审法官负责对案卷材料收集的完整性和装订质量进行检查，在案卷检查人栏签字后，送评查组评查退回改正后向档案部门移交归档。
结案时间以计算机审判管理程序中显示的结案时间为准。
2、对因委托送达导致送达回证未到或赃款赃物未处理而又必须归档的案件，应在卷宗内相应位置预留粘贴送达回证或赃款赃物处理单的位置，并由立卷人在备考表中注明并签名，同时在档案室暂缺材料登记本上登记。此类材料到后，承办书记员应及时将其贴入卷宗内并在备考表中注明。暂缺材料应在归档后六个月内装入卷宗。
3、档案人员对归档案件应进行严格质量检查，凡立卷不符合规定要求的，档案员有权要求退回立卷单位重新整理。
4、档案部门每月对超期归档和存在卷宗质量问题情况进行通报，并列入院岗位目标考核。
因下列原因需要继续利用的案卷，应当先行归档，然后再办理借调卷手续，否则按超期归档处理：
（1）需上诉的案件，上级法院审结后新增的诉讼文书等材料，由案件承办人或立卷人将新增材料装入案卷，并在备考表上注明后归还档案部门，由档案部门加盖归档章。
（2）需本院立案复查的；
（3）复查后决定再审，需要重新立案的；
实习人员、临时人员不得代为归档。
二、卷宗封面填写要求
1、卷宗卷面要求整洁，字迹工整、规范、清晰，所列各个项目要逐项填写齐全、规范，不得漏填、略写。
2、准确填写卷宗类别（刑事、行政）和审理程序（一审、复查、再审）,正副卷装订超过一册的应标明册号。正、副卷均只有一册的，无需标注（一）、（二）卷。
3、案号、案由填写应以案件生效法律文书为准。
4、当事人栏：不得遗漏当事人。不够写的，以某某、某某、等多少人代替。
5、一审结果、二审结果、再审结果：对法律文书判决结果高度概括后填写，不得简单填写判决或调解字样。
6、归档日期：应填写到档案室归档的日期为准。（由档案室统一盖章）
7、保管期限：应根据本规定。由书记员准确划分后盖章。
三、 卷内材料排列顺序
1、卷内材料的排列应严格按照《人民法院诉讼文书立卷归档办法》中列明的各类案件材料排列顺序进行。如证据材料多的，可将证据材料列出单独装订。
2、办法中未规定排列顺序的，应按照诉讼程序的客观进程和形成文书的时间顺序进行排列。当事人递交的材料以本院收到的时间为准。
3、有案件流程管理信息表的，应装订在正卷的第一页。
4、审判监督案件凡是裁定的，应该分正、副卷。裁定书、通知书、申诉材料等装入正卷。
5、原件为不耐久字迹材料而进行复印的，排列时应原件在前，复印件在后。
四、案卷立卷要求
1、诉讼档案的立卷应按照利于保密、方便利用的原则，分别立正卷和副卷，严禁将正卷和副卷内容混装。凡卷内装有涉密文件的，都应当在案卷封面上标注密级（标注密级按卷内涉密文件的最高密级）。
2、卷内材料应收集齐全，尤其是诉讼文书中经过当庭质证、认证的诉讼证据和法律规定应当由法院保存的证据、证物原件及各类送达回证、诉讼费收据等，不得漏缺。所有材料不得重份。
3、卷内文书材料应使用碳素或蓝黑墨水书写、签发、修改，用笔不合要求又无法补救的，应复印后将复印件附在原件之后一起装订归档。
4、对计算机打印的重要法律文书材料或文件底稿，应有签发人亲笔签名。纸质不符合要求的传真文件材料，须复印以后将复印件归档。
5、案卷装订要求整齐，三孔一线，长度以160毫米左右为宜，案卷装订的厚度不宜超过15毫米（或200页），材料过多的应按顺序分册装订。
6、卷宗装订不得漏页、掉页、倒页、不压字，卷内严禁留置金属物及与案件无关的异物。卷底装订线结扣处需粘贴封条，由立卷人盖本人姓名章。如纸张大于案卷封皮，须逐张进行折叠，纸张过小、订口过窄的要加衬纸。
7、诉讼文书用纸统一按国际标准A4型。
8、每一册卷宗页码应单独编一个流水号，不可与本案其他卷宗连续编写页码。凡有图文的均应用阿拉伯数字编写页号，正面写在右上角，背面写在左上角。
9、一页A4纸内粘贴多张材料的，应注明此页共有几张。
10、卷内目录、备考表、证物袋及卷底应逐项填写齐全，字迹应工整、规范，禁止涂改。卷宗封面、卷内目录、备考表、卷底计入卷宗总页数（加4页）。（封二无字的加5页）。
11、证物无法装订入卷的可拍照入正卷，并在证物袋上标明证物名称、数量、大小、特征及来源。立卷人应在正卷的证物袋内存放3份本院制作的法律文书。归档时另交1份法律文书给本部门内勤，统一制作法律文书汇编资料，年底移交档案室存档。
12、应当装订入卷的材料不得放入证物袋，否则按不合格卷处理。正卷有多册的，证物袋装订在正卷一；如副卷确有需要装有关材料的也可装证物袋。
五、保管期限
刑事诉讼档案保管期限的划定
1、按刑期划定
刑期二十年或以上的案件 永久
刑期十年以上的案件 长期
刑期十年以下的案件 短期
2、按主体身份划定
涉及省级以上人民代表、政协委员犯罪的案件 永久
涉及县级以上人民代表、政协委员犯罪的案件 长期
涉及党、政、军、政法干部、民主党派和人民团体中职务相当地级市、师级以上干部犯罪的案件 长期
涉及企、事业单位中高级工程师、高级会计师、教授、研究员或同等职称以上人员犯罪的案件 长期
涉及社会知名人士犯罪的案件 永久
涉及邪教组织骨干分子犯罪的案件 永久
涉及单位犯罪的案件 永久
涉及外国人犯罪的案件 永久
3、按案件的影响程度和审理程序划定
在本地区社会影响较大的案件 永久
经上诉或再审改判的案件 永久
发回补充侦察、撤诉、终止、移送的案件 短期
民事、行政诉讼档案保管期限划定
4、按诉讼标的大小划定
诉讼标的人民币满一百万元以上的案件 永久
诉讼标的人民币满五十万元以上的案件 长期
诉讼标的人民币不满五十万元的案件 短期
5、按当事人身份划定
涉及省级以上人民代表、政协委员的案件 永久
涉及地、市、县级人民代表、政协委员的案件 长期
涉及党政军、民主党派和人民团体中职务相当于地级市、师级以上干部的案件 长期
涉及企、事业单位中高级工程师、高级会计师、教授、研究员或同等职级以上的案件 长期
涉及社会知名人士案件 长期
6、按案件的影响程度和审理程序划定
在本地区社会影响较大的案件 永久
涉外、涉港澳台、涉民族宗教的案件 长期
撤诉、移送、中止的案件 短期
判决或调解后当事人反复申诉的案件 长期
上诉、发回重审、再审改判的案件 永久
7、按案件的性质划定
房屋、土地、山林、水利等不动产权益的案件 永久
著作(版权)、专利、发现、发明、商标等知识产权的案件 永久
股票纠纷、破产、期货、融资等反映一定社会历史情况的案件 永久
侵犯肖像、名誉、荣誉、姓名权的案件 长期
国家赔偿的案件 永久
8、对涉及不动产以及社会影响大的以案件性质和影响程度划定保管期限。
调解结案的保管期限适当降低一个等级。
六、档案的利用
（一）我院各类诉讼档案一律不得外借（上级法院调卷除外）。任何部门和个人不得将未归档的案件材料对外出借。
（二）查阅档案需办理查阅手续。各类档案应在阅卷室内查阅，不得带出阅卷室。
1、本院部门因工作需要借阅本部门诉讼档案的，须由法院内部工作人员持所在部门领导签字的借阅单，方可借阅；借阅其它部门诉讼档案的，须持所在部门领导及办公室领导审批的借阅单。到档案室调卷时，档案管理人员需将借阅信息输入电脑，调卷人需填写登记表，归还卷宗时档案管理人员需将电脑中的借卷记录及登记表一并注销。严禁实习人员、临时人员代为借卷。
2、党委、人大和司法机关借阅档案
（1）上级或同级党委、人大可凭单位介绍信查阅法院档案。
（2）检察机关、公安机关、国家安全机关凭借阅诉讼档案用途的单位介绍信和经办人工作证，可以查阅人民法院相关案件诉讼档案的正卷（复印须交纳工本费），包括起诉书、答辩状、庭审笔录和各种证据材料等。
3、受委托律师查阅档案
（1）受委托律师凭当事人的委托书、律师证件和介绍信，可以查阅相关案件的诉讼档案正卷。
（2）摘抄、复制诉讼档案卷内材料，须经档案室同意并审查摘抄、复制的材料是否与原件无异。
4、当事人阅卷仅限于民事诉讼档案和执行档案。
5、查阅人民法院档案，一般仅限于正卷。
（二）档案的借阅期限
1、诉讼文书档案借阅期限为3个月，到期如仍需继续使用的，须携带所借案卷到档案部门办理续借手续。续借期限为3个月。
2、上级法院调阅、报上级法院审理的档案，借阅期限可延长至6个月，由办理借卷的单位和经办人员负责催还，办理续借手续。
3、逾期不还且不办理续借手续的，按超期归档处理。
4、本院人员调动、变换工作岗位的，应认真做好借阅档案的交接工作，不得因此影响档案的安全。
（三）档案利用人不得拆封、抽取、涂改、勾画、污损、丢失、伪造案卷材料；不得泄露审判秘密；不得擅自转借、销毁、转让案卷材料，违者按照有关规定追究责任。查档人员必须保守国家机密，爱护档案，摘抄的材料应交档案管理人员审核、盖章，不得扩散、丢失。
附则
1、以下内容不属于档案检查人员检查范围：诉讼程序和实体审理是否符合法律规定；法律文书的格式、标点符号、错别字以及数据校对是否正确；卷宗是否漏装相关证据材料以及正、副卷材料混装；卷宗内所装文书材料是否为本案材料以及各类笔录签字是否完整、正确等。
2、本规定自颁布之日起执行。
3、本规定与上级制度有抵触时按照上级有关规定执行。
二〇〇七年十二月二十日
