孝昌法发〔2008〕7号
孝昌县人民法院公文处理规定
（2008年3月20日孝昌县人民法院党组会讨论通过）
第一条 为加强本院公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，以提高公文处理工作的效率和公文质量，根据《人民法院公文处理办法》，制定本规定。
第二条 法院公文（不含诉讼文书），是人民法院在审判工作和行政管理过程中形成的具有规范体式的公务文书，是贯彻党的方针、政策，执行国家法律，布置和商洽工作，请示和答复问题，报告情况，交流经验的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
公文处理必须准确、及时、安全，保守国家秘密。
第四条 办公室是公文处理的管理机构，主管本院的公文处理工作。
第五条 本院公文的种类主要有：
（一）决定，适用于对重要事项或重大行动做出安排。
（二）规定，适用于对特定范围内的工作制定规范性措施。
（三）通知，适用于转发公文，任免和聘用干部。
（四）议案，适用于依照法律程序向同级人民代表大会及其常委会提请审议事项。
（五）报告，适用于向同级人民代表大会及其常委会、上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
（六）通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
（七）请示，适用于向上级机关请求指示或批准。
（八）纪要，适用于记载、传达会议精神和议定事项。
（九）函，适用于同其他单位商洽工作，答复当事人对有关事项或案件的咨询和请求，对有关部门、单位或当事人提出司法建议。
第六条 本院发布公文的主要形式及适用范围如下：
（一）《孝昌县人民法院文件》，适用于决定、规定、通知等公文。
（二）《孝昌县人民法院》，适用于议案、报告、通报、请示、纪要、函等公文。
第七条 公文一般由发文机关、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送机关、印发单位和日期等部分组成。
（一）发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。一般标注在文头之下、横线上方居中位置。凡标注签发人的公文，发文字号不再居中，与签发人在同一行，移至左侧。本院机关代字为“孝昌法”。年份应使用公元全称，去掉“年”字，并用六角括号“〔〕”括起；年份和序号一律使用阿拉伯数字；序号前一律不加虚位“0”，不加“第”字。
（二）上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。
（三）公文标题一般应标明发文机关、公文的主要内容和公文种类。标题中除法规规章名称和转发公文加书名号外，一般不用标点符号。
（四）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者约定俗成、为社会所公认的规范化简称、统称。主送机关应当视公文内容明确具体的发送范围，顶格标列于标题之下、正文的上一行。
（五）请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应用抄送形式。
（六）公文如有附件，应在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和标题。
（七）公文除纪要外，应当加盖印章。
（八）成文时间以院领导签发的日期为准。成文日期应当用汉字写全公元年、月、日，不得用阿拉伯数字书写。
（九）公文应标注主题词。主题词是指能够表达公文基本内容，并经过规范化处理的名词或名词性词组。主题词以《人民法院公文主题词表》为依据，按照“先内容后形式，先主要后次要”的顺序标引。
一件公文最多不能超过5个主题词。根据公文内容的主题，选择1个主题词，标在一组主题词的首位；根据公文的具体内容，选择1-3个主题词，标在一组主题词的中间；根据公文的种类，选择1个主题词，标在一组主题词的末尾。
主题词由公文拟稿人根据公文的基本内容标引，并由负责审核公文的院领导审核。
主题词位置印在正文之后、抄送栏之上，每个主题词之间应间隔一个字。
（十）公文应在末页下方标明印发单位和印发日期，分别标注在公文末页下端左、右两侧，在印发日期之下可以标明公文印数。
第八条 公文纸采用国际标准A4型（长29.7厘米、宽21厘米）。公文应左侧装订。
第九条 公文文头在首页上端居中套红。标题居中排列，正文两端对齐排列。正文汉文字体为三号仿宋GB2312字体，西文字体为Times New Roman字体。标题一般为二号宋体字体加粗。公文的页面设置为：左边距、上边距为3厘米，右边距、下边距为2厘米。每页25行，每行30字。单倍行距。
第十条 公文办理分收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
第十一条 需要办理的公文，办公室应根据公文内容和性质，提出拟办意见呈送院领导批示，或直接交有关业务部门办理。紧急公文，应提出办理期限。
第十二条 需要办理的公文，承办单位应当抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围的，应当迅速退回交办的办公室并说明理由。
第十三条 经院领导批示或者交有关部门办理的公文，办公室要负责催办、查办，及时了解办理情况并向院领导报告。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。
第十四条 草拟公文应当做到：
（一）符合国家法律、法规和党的方针、政策。
（二）情况确实，观点明确，条理清楚，文字精练，书写工整、标点准确。
（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文，应先引标题，后引发文字号。日期应根据公文内容写明具体的年、月、日，年份应写全称。
（四）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。
（五）使用国家法定计量单位。
（六）公文中使用简称，第一次应写明全称，并在括号内注明简称。
第十五条 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字和法律原本使用汉字的法条必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。五位以上数字，尾数零多的，可以万、亿为单位；一个用阿拉伯数字书写的多位数不能移行。在同一公文中，数字的使用应前后一致。
第十六条 以本院名义草拟的公文在送院领导签发之前，应送办公室审核。审核的重点为是否需要行文，公文内容、文种使用、公文格式等是否符合本规定的要求。
第十七条 以本院名义草拟的公文，由分主管院领导签发。重要的或涉及面广的，由院长签发。
第十八条 院领导审批公文，应当明确签署意见，写上姓名和时间。
第十九条 草拟、修改和签批公文，必须使用钢笔，所用墨水必须符合存档要求。不得在文稿装订线外书写。
应用计算机草拟、修改和签发公文，必须使用工具栏的审阅项，保存和显示修改内容，输出的纸质文稿必须显示修改内容并由草拟、修改和签发人用钢笔签署。
第二十条 公文签发后，由办公室统一登记、编号、用印。在用印之前必须到办公室统一登记文号，无文号公文一律不准用印。主办部门应当提供拟用印的公文电子版，并以签发公文的原稿为蓝本，同打印的清样进行校对。
校对的重点是：校正与原稿不符的部分；补正被遗漏的部分；校正错别字词；校正标点符号、图表方面的错漏；纠正格式方面的差错；查找公文中的疏漏。校对中发现问题后应当向公文审核人员反映，对实质内容的改动须征得签发人同意。
第二十一条 对完成拟制程序的公文，由办公室按照规定的标准格式统一用印。用印时要注意以下几点：用印文件以负责人签发的原稿为依据，不得改动。印制的版面、格式符合规定。字迹清晰，页面整洁美观，页码不错不漏，双面印刷，左侧装订。
第二十二条 印制成正式文本的公文，由办公室统一加盖印章。用印时要注意以下几点：
（一）检查原稿上有无负责人签字。有负责人签字并确认符合规定的，方可在制成的公文上加盖机关印章。
（二）加盖印章的公文份数是否与原稿标明印刷份数相同，多余份数不加盖印章。
（三）用印时，印章上沿不压正文，下沿压盖在落款年月之上，骑年盖月。
（四）印模效果应呈正面图样，清晰端正。
第二十三条 公文印成发出前，办公室应当对所发公文的份数、序号及发往单位、日期、文号、标题等进行登记。
第二十四条 公文发出后，因发现错误需要追回的，办公室应当及时做好公文收回工作。
第二十五条 办公室应根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和人民法院行政文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷、归档。
公文立卷必须做到齐全、完整，使案卷内容能正确反映主要工作情况。
第二十六条 应归档的公文案卷，必须根据人民法院行政文书档案保管期限的有关规定确定保管期限，定期向档案室移交。个人不得保存应存档的公文。
第二十七条 没有存档和存查价值的公文，经过鉴别后由分管院领导批准，定期销毁。销毁秘密公文，要进行登记。由二人监销，保证不丢失、不漏销。
第二十八条 本规定自2008年3月20日起施行。
主题词：公文 处理 规定
报：市中级人民法院 县委办 县委政法委 县委办 县人大办
县人大法工委 县政府办 县政协办
送：本院各领导
发：本院各局、庭、室、处、队
孝昌县人民法院办公室 2008年3月20日印发
（共印25份）
