（2009）孝法37号

孝昌县人民法院

关于印发《机关档案管理工作相关制度》的

通     知

本院各单位：

为了全面加强我院档案工作，促进档案管理工作制度化、规范化、现代化建设，为审判工作和其他各项工作提供优质高效的服务，根据《中华人民共和国档案法》以及上级人民法院和档案主管部门的有关规定，特制定本制度。望认真遵照执行。

附件：

1、档案室工作职责

2、档案管理人员岗位管理制度

3、兼职档案员岗位职责

4、立卷归档制度

5、档案保管制度

6、档案库房管理制度

7、档案保密制度

8、档案统计制度

9、档案工作“三纳入”、“四参加”制度

10、档案鉴定销毁制度

                        二○○九年九月三十日

主题词：档案管理    工作制度    通知

送：全院各单位

本院领导

孝昌县人民法院办公室                  2009年9月30日

（共印40份）

附件一：

孝昌县人民法院档案室工作职责

一、认真贯彻执行国家、省市档案工作法律、法规、方针、政策，以及上级法院档案工作条例、规定和办法。督促检查档案员严格执行本院各项档案管理工作制度。　　

二、本院档案室对本院各部门形成的各类文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导。　　

三、集中统一管理本院在工作活动中形成的各类门类和载体的全部档案，积极主动开展档案利用工作，为本院各业务部门提供政策依据和有关资料，使档案工作更好地为法院各项工作服务。　　

四、负责对保管的档案进行分类、整理、编号、检索工具的编写。负责对不完整的、破损的，但是有保存价值的资料进行加工、整理、修补和复制。　　

五、具体制定本院档案年度工作计划、管理办法。　　

六、加强本院档案工作管理，经常检查各项档案管理制度落实情况，档案安全运行情况，档案立卷归档、查借阅情况。　　

七、负责兼职档案人员的教育、管理和培训。　　

八、负责完成档案室日常工作任务。　　

九、办理院领导交办的其他有关档案业务工作。

附件二：

孝昌县人民法院档案管理人员岗位管理制度

一、认真学习《档案法》，认真执行有关档案法规，热爱档案事业，刻苦钻研业务，不断提高政治觉悟和业务水平，做好本职工作。

二、对本院档案（诉讼档案、财务档案、文书档案及其它档案）的归档工作进行监督指导，并做好档案的管理和利用工作。

三、做好档案的交接与验收，确保档案的质量。对不符合要求的档案，不得接收归档。

四、对库房内档案的数量、编号、存放位置，做到心中有数，能迅速准确地调卷利用，并经常进行检查，防止档案丢失、受潮、霉变、虫蛀，做好防盗、防火工作，保持库房整洁，发现失泄密或事故隐患要及时报告并积极采取有效措施，切实保证档案安全。

五、增强保密观念，严格档案调、借阅手续，做到调、借阅要登记，归还要检查。

六、积极开展档案的利用工作，编制必要的检索工具，包括案卷目录、归档登记簿、微机输入、检索和资料汇编等。

七、做好年终库存档案数据统计工作，有数据统计台帐。

八、增强服务观念，坚守工作岗位，保证调、借阅工作的顺利进行，并告知借（阅）档案的注意事项和有关规定。

九、档案员调动时，需办理交接手续。

附件三：

孝昌县人民法院兼职档案员岗位职责

本院各职能部门都应配备一名兼职档案员，以保证本部门档案的质量，便于与档案室顺利进行档案交接工作。兼职档案员应做到以下几点：

一、监督和指导本部门的立卷、归档工作；

二、兼职档案员接收的档案应确保质量，对不符合要求的不予接收；

三、兼职档案员与档案室进行档案移交时，应认真填写移交清单，并认真办理交接手续，做到有据可查，移交有序；

四、对本部门借调的档案应及时及时催还，以防丢失；

五、积极参加档案室举办的兼职档案员业务培训班，以提高档案业务水平；

六、积极完成档案室交办的其他档案工作。

附件四：

孝昌县人民法院立卷归档制度

一、归档范围及时间：

根据《人民法院档案工作文件汇编》规定，凡是在本院工作活动中形成的各种门类、各种载体的档案、均属必须归档范围。具体包括：诉讼档案、文书档案、统计档案、基建档案、会计档案、声像档案、照片档案、实物档案、设备档案、电子档案等。

（一）诉讼文书由各审判业务庭根据刑事、民事、行政、执行等类别，按年度、审级、一案一号的原则，审结后交书记员单独立卷，分别立正、副卷。诉讼档案在案件结案后三个月内由书记员、执行员向档案室移交，归档前由承办人或业务庭负责人进行立卷检查。

（二）院内统一编号的行政文书由办公室立卷归档。以各职能部门名义形成的行政文件、召开的工作会议材料、业务会议材料及其他必须立卷归档的行政文书材料，由各职能部门按年度—组织机构—保管期限立卷后，在翌年上半年向档案室移交归档。

（三）统计报表由司法统计人员按年度—保管期限立卷后，在翌年上半年向档案室移交归档。

（四）基本建设工程形成的文件材料，在基建工程终了之后半年内由基建人员采用项目分类法立卷归档。

（五）会计核算专业材料由财务部门在会计年度终了后，采用核算单位—年度—类别整理立卷或装订成册归档，编造好案卷目录移交档案室，会计档案可暂由财务部门保管一年。

（六）各职能部门在各项工作中形成的具有保存查考利用价值的电子文书按产生时间顺序，每年向档案室移交一次。

(七)各职能部门在各项工作中形成的具有保存查考利用价值的录音录像、照片、实物按产生时间顺序，每年向档案室移交一次。

(八) 各职能部门在各项工作中购置的具有一定价值物资设备，需将有关说明、保修证书等附属材料向档案室移交登记。

二、归档要求：

（一）卷内材料收集齐全完整、排列规范标准。

（二）卷宗装订整齐、美观、牢固。

（三）卷宗封面、目录页码、备考表填写齐全、准确、工整、清晰，保管期限划定准确。

（四）纸张、字迹材料符合档案保护技术要求。

（五）证物档案的归档，凡能附卷的，应装订入卷或装入卷内的证物袋。证物袋表面应写明证物名称、数量、来源、特征等，对于不适于保存的，可拍照附卷，实物另行处理。

（六）每卷诉讼档案中的法律文书，案件审理报告除卷内装订的外，应随卷各附三份归档，装入卷底内备用。

（七）档案移交时以填写计算机网络档案管理归档卡为准接收，设清单一式二份，交接双方应在清单上签字以明确责任。

（八）档案室对各部门移交的卷宗、要认真检查核对，凡不符合要求的，不得接收归档。对于退回卷宗的有关人员应负责重新整理立卷归档。

（九）档案部门对已归档的档案，要及时登记造册、建卡、上架。

（十）档案部门应积极主动配合、监督、指导各职能部门的立卷归档工作。

附件五：

孝昌县人民法院档案保管制度

1、档案库房是存放案卷的重要基地，库房内不得存放与档案无关的其它物品。

2、出入档案库房要随手关门，未经允许任何人不得进入档案库房，库房内严禁吸烟。每天下班时要对库房进行全面检查。

3、做好档案安全保卫工作，认真落实档案库房的防盗、防火、防潮、防虫（鼠）、防光、防尘等安全防护措施，保持库房的清洁整齐，注意库房通风，保持适宜的温湿度。

4、本院各类档案实行集中统一保管，归档要及时，排列要规范，严禁任何人擅自保管应归档的档案材料。

5、档案工作人员必须爱护档案，定期对库房档案进行检查，做到帐物相符，发现档案破损、虫蛀、鼠咬、字迹模糊要及时采取措施进行修补、粘贴、复制或其它技术处理。

6、档案工作人员调动工作时，应在离职前办好档案的交接手续。

附件六：

孝昌县人民法院档案库房管理制度

1、档案库房为机要重地，无关人员未经允许不得入内。

2、为确保档案安全，档案库房应符合“八防”（防盗、防火、防光、防尘防潮、防高温、防虫、防霉、防鼠）要求。严禁在库房内吸烟，和使用明火。

3、对库房内的档案及设施每月检查一次，发现及时纠正，并做好检查记录。

4、做好温湿度记录，并做好库房温、湿度调控。

5、定期对消防器材进行检查，已失效的要及时更换。

6、档案橱内适量放置防霉饼、樟脑精，失效后及时更换。

7、保持库内整洁，每周一打扫一次卫生，库内不许放置其他杂物。进入库房必须换专用拖鞋。

8、库房内档案放置有序并设有存防示意图，对借阅归还的档案应及时整理上架。

9、每天下班时应检查库房，切断电源，关好门窗。

附件七：

孝昌县人民法院档案保密制度

一、本院各类档案实行集中统一保管，严禁任何人擅自保管应该归档的档案材料。

二、档案室是机要重地，非管理人员严禁进入库房。查阅档案一律在阅卷室进行，未经许可，不得将档案拿出阅卷室。

三、 档案管理人员要增强保密意识，做好保密工作，做到档案内容不外传、不泄密，卷宗材料未经批准不得带出办公室。一旦丢失必须及时报告，并立即采取防范措施。

四、严格档案管理制度，做好档案的保管、利用工作。严格执行借阅制度，借出有登记，归还要注销。

五、非经领导批准，涉及国家机密、密级文件和个人隐私的材料不得查阅，不得擅自转抄、翻印、复印、摘录机密材料。

附件八：

孝昌县人民法院档案统计制度

一、档案统计是对档案管理过程中的全部情况进行数据化、表格化、制度化规范性要求。

二、根据档案统计工作任务，经常及时地对档案、档案工作和档案人员进行数、质量情况的调查，统计分析，按时完成上级交办的档案工作情况的统计报表工作。

三、按照有关规定，对档案的收进、移出、保管、利用、存销等情况，及时准确地进行统计。

四、建立健全档案统计项目，做好卷内目录，案卷目录总登记簿，档案利用统计和利用效果统计、设计统计、卡片统计等，做到底数清楚，帐目与实物相符。

附件九：

孝昌县人民法院

档案工作“三纳入”、“四参加”制度

一、档案工作是单位各项管理体制工作的重要组成部分，是提高工作效率，确保工作质量的必要条件。为进一步加强档案收集工作的规范化、标准化建设，建立完善的收集工作机制，结合本单位实际情况，特制定“三纳入”、“四参加”制度。

二、“三纳入”：即将档案工作纳入本单位的整体规划、年度工作计划，纳入单位管理制度和本单位领导工作的议事日程，纳入有关人员的岗位职责。

三、“四参加”：为确保本单位档案的齐全完整，档案人员必须参与管理，了解全面的工作动态和相关业务的基本情况，应做到“四参加”，即参加本单位重大活动，参加本单位基本建设项目验收，参加本单位购置的设备开箱验收，参加本单位科研课题鉴定会。

四、文书档案文件材料的归档工作实行“三纳入”，即纳入本单位以及各部门的工作计划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四参加”管理：在布置、检查、总结、验收年度各项工作的同时，综合档案室文书档案人员或相关部门兼职档案人员参加布置、检查、总结、验收文书档案工作。

五、设备档案工作要纳入设备管理工作之中，与设备计划管理、设备采购和设备使用等工作紧密结合，保证设备档案资料的完整、准确、系统，要纳入相关人员的职责范围。重大设备的开箱验收必须有相关档案人员参加。

六、声像、电子档案工作必须纳入本单位相关部门的管理制度中，与各项管理制度紧密结合，实行制度工作和建档工作同步管理，即制作人员接收任务与声像、电子材料的归档要求同步进行。

七、实行档案工作必须纳入本单位相关部门管理制度中，实行接受荣誉工作和建档工作同步管理，即单位获得奖状、奖牌（奖章）、证书、锦旗及印章管理、其他题词与实物材料的归档要求同步进行。

附件十：

孝昌县人民法院档案鉴定销毁制度

鉴定工作是根据档案资料的利用价值，对档案资料进行价值评定，把具有现实的和历史的利用价值的档案，妥善保存起来，更有效地向社会提供服务，并把已失去利用价值的档案资料加以剔除销毁。为了保证鉴定工作有组织、有监督地进行，准确地判定档案价值，保证室藏档案的质量，维护档案的完整与安全，便于对有价值的档案的查找利用。现根据《中华人民共和国档案法》、《人民法院档案管理手册》的有关规定，结合本院实际，特制订制度如下：　　

一、档案鉴定工作中，必须执行国家统一制定的档案鉴定标准。要以《档案保管期限表》和上级有关规定的原则、范围为依据、标准，客观、历史地确定档案的利用价值，确保鉴定质量，准确地判定档案的价值，判定档案的存毁。　　

二、成立由院长和有关专、兼职人员组成的档案鉴定销毁领导小组，实施鉴定销毁工作。　　

三、鉴定档案应按照档案的实际情况以案卷为单位，逐件逐页地审查，直接确定其价值。对一时难以判定价值的档案应采取保存从宽，销毁从严；孤本从宽，复本从严；本级文件从宽；非本级文件从严的处理方法，应由鉴定小组集体讨论决定，同时做好每个案卷的鉴定记录。　　

四、一个案卷的文件材料多数仍有利用价值的，可以不拆卷，延长其保管期限。若多数文件材料已失去利用价值，则应拆卷，把有利用价值的文件重新组卷。　　

五、应将《档案鉴定销毁报告》、《档案销毁决议》、《诉讼档案销毁审批表》报上级法院和同级档案行政管理部门备案。上级法院和同级档案行政管理部门可视情进行检查。　　

六、对已失去保管价值的档案材料要登记造册，办理销毁手续。凡要销毁的档案材料应报鉴定工作小组审批。经批准销毁的档案材料，自院长批准、签字同意销毁之日起，一年之内如无影响销毁的事由发生，一年期满后即可正式销毁，送往指定地点销毁，并指定两人监销。监销人要在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期、地点，并由监销人签字。　　

七、档案销毁清册应归入全宗卷宗，以备存查。　　

八、鉴定工作是档案业务工作的重要环节。要根据国家有关档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。严禁擅自销毁或超范围销毁诉讼档案，在鉴定销毁过程中造成诉讼档案销毁、丢失等严重后果的，视情节轻重，给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。